Fehlerbaum nach Fehlercode
Klassifizierung von Fehlerbäumen nach dem Fehlercode

In PDAP können Sie die Klassifizierung des Fehler-Baumes über die Fehlernummern oder über den Fehlercode organisieren. Nun können Sie diese Methode neben dem Reklamationsmanagement auch bereits direkt im Fehlerstamm anwenden. Das heißt, Sie legen einen Fehler an und haben vorher bereits Ihre Fehlerstruktur in den Fehlercodes klassifiziert. Wenn Sie nun beim Anlegen einen Code auswählen, wird die Fehlernummer automatisch nach diesem Fehlercode erzeugt. Die Anzahl der vorhandenen Einträge des gleichen Codes, wird dabei mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. Um diese Funktion im Fehlerstamm zu aktivieren, nutzen Sie das Shortcut Menü und setzten den Punkt „Auto-Fehlernummern“.

Den Fehlerstamm in PDAP aufrufen
Die Autonummern auf Basis des Fehlercodes aktivieren
Fehlercode für einen neuen Datensatz anwenden

Hinweis: Die oben erwähnte Einstellung für das
Reklamationsmanagement, finden Sie in PDAP unter Globale Einstellungen – Reklamationsmanagement. Der relevante Parameter ist dort wie folgt beschrieben:

REK_FEHLER_AUTO_CREATE
0 = Standard, es wird kein Fehlerstammdatenblatt erzeugt wenn zu einem Fehlercode kein passender Fehler gefunden wurde.
1 = Wenn kein passendes Fehlerstammdatenblatt gefunden wurde, kann auf Nachfrage autoatisch ein Fehlerstammdatenblatt erzeugt werden.

Batch Reklamation

Dieser Artikel ist eine praktische Ergänzung zu dem folgenden Thema:
Über Batchreklamationen mehrere Erzeugnisse in einer Reklamation verwalten und auswerten

Es geht dabei um Sub-Teilelisten für Reklamationen. Üblicherweise wird zu einer Reklamation ja ein Hauptartikel verwendet und wenn Sie zusätzlich eine Liste von Komponenten oder Sub-Teilen zuordnen möchten, so können Sie dies in PDAP wie dem Artikel oben beschrieben tun.

Sie können diese Artikelliste natürlich auch bei Bedarf in Ihr Reporting aufnehmen, indem Sie die Vorlage für den Reklamationsstamm-Report entsprechend erweitern, sodass auch die Sub-Teile Liste in einem eigenen Abschnitt – einem sog. Band, verknüpft und mit ausgegeben wird. ( Am Ende der folgenden Anleitung, finden Sie die Report-Vorlage für den Reklamationsstamm als Download für Ihre Formular- Verwaltung. )

Ergänzung in der Berichterstellung:

Um die Sub-Teileliste zur Reklamationen im Reporting zu sehen, brauchen Sie zunächst eine Reklamation in der eine Erzeugnisliste eingetragen ist.

Reklamation mit Erzeugnisliste

Rufen Sie nun die Report-Verwaltung über den „Drucken“ Button auf. Kopieren Sie hier den Ordner „Reklamationen“ um eine neue Kategorie anzulegen.

Reklamationen in der Formularverwaltung kopieren

Benennen Sie den Ordner „…inklusive Sub Teile“ und wechseln danach zur Bearbeitung, in den Report Designer.

Report Bearbeitung von Reklamationen aufrufen

Unter dem Menü „Datenbanken“, geben Sie die unten folgende Abfrage ein, mit der Bezeichnung Sub_Teileliste. Diese Abfrage stellt die Verknüpfung des Reklamationsstamms mit seiner Unterteile-Liste her und gibt die Felder der Erzeugnisnummer und der Bezeichnung als Ergebnisfelder an. Bei Bedarf können Sie natürlich noch weitere Stammdatenfelder ergänzen.

SELECT EZ_NR, EZ_NAME FROM REK_EZ INNER JOIN REK_STM ON REK_ID = REKEZ_REK_ID INNER JOIN EZ_STM ON EZ_ID = REKEZ_EZ_ID WHERE REKEZ_REK_ID = :REK_ID

Report-Datenbankabfrage

Fügen Sie unter der Seriennummernliste ein neues Sub-Detail Band ein, dass Sie auf die neue Abfrage verweisen lassen. Danach können Sie die Felder ganz bequem wie gewohnt einfügen. Diese werden in einer Liste bei der Ausgabe des Reports dann mit angezeigt. Es empfiehlt sich noch ein Gruppenheader-Band einzufügen, in dem Sie die Feld- Überschriften für die Erzeugnisnummer und Bezeichnung unterbringen. Das Band wird automatisch am Kopf der Teileliste angezeigt, wenn Sie dieses in der Einstellung auswählen.

Die folgende Abbildung zeigt die Art der verwendeten Komponenten im Report Designer. Die fertige Umsetzung finden Sie im folgenden Download.

Konfiguration der Report-Komponenten in der Vorlage

Sie können die Vorlage importieren, indem Sie den Shortcut-Menüpunkt „Formular importieren“ wählen, innerhalb der Report-Verwaltung auf einem Report-Blatt:

Reklamation_Inkl_Sub_Teileliste.QR2

Teilelisten zu einer Reklamation in der Berichterstellung.
Formular-Vorlage importieren
PDAP-MV Management View

In der Standardeinstellungen werden bei den Auswertungen nach fehlenden Stellungnahmen bei Reklamationsvorgängen grundsätzlich alle Fälle aufgeführt, auch dann wenn deren Termin noch gar nicht überschritten wurde.
Nun kann bei dem Filter “Stellungnahme fehlt”, zusätzlich die Option „Terminüberschreitung“ gesetzt werden.
Damit werden dann in die Auswertung nur noch solche Vorgänge aufgenommen, bei denen die Stellungnahme nicht erfolgt ist und gleichzeitig deren gesetzter Termin überschritten wurde.
Für solche Fälle bei denen eine Stellungnahme gefordert ist, aber noch kein Termin eingetragen wurde, werden diese ab 1 Tag, bezogen auf das Reklamationsdatum mit aufgeführt. So wird sichergestellt, dass auch diese Fälle nicht vergessen werden.

Stellungnahme mit Terminüberschreitung

Bei der unten abgebildeten Reklamation ist der Stellungnahme Termin noch nicht überschritten und daher würde diese mit der oben getroffenen Einstellung auch nicht in der Liste der Auswertung erscheinen.

Optimierung der Auswertung nach fehlenden Stellungnahmen im Reklamationsmanagement
Stellungnahme Termin noch nicht überschritten
Reklamationsmanagement mit Optimierung der Erfassung

Seriennummernerfassung aus Excel

Im Bereich der Seriennummernerfassung im Reklamationsmanagement, gibt es die Möglichkeit die Windows Zwischenablage zu nutzen, um umfangreiche Listen einzupflegen. So muss nicht die gesamte Liste abgetippt werden. Sie können die Liste direkt aus einer Escel-Tabelle in den PDAP-Reklamationsprozess übertragen.

Markieren Sie die Seriennummern in Excel in die Zwischenablage.

Excel Tabelle markieren und in die Zwischenablage kopieren

Wechseln Sie nun in PDAP zu der gewünschten Reklamation und benutzen den Menüpunkt für den Import aus der Zwischenablage.

Import aus der Zwischenablage

Nach dem Wechsel zur Registerseite mit den Seriennummern, wird die Liste in PDAP zu der Reklamation angezeigt.

Seriennummernerfassung im Reklamationsmanagement aus einer Excel-Tabelle
Seriennummernliste aus der Excel-Übertragung

Die Prozedur mit der notwendigen Datenbank-Logik finden Sie hier zum Download. Sie können das Skript direkt über die PDAP-Anwendung, unter dem Menüpunkt „Tools – Datenbank – Skripte ausführen“ einspielen. Beachten Sie aber, dass dieser Menüpunkt nur für PDAP-Administratoren angezeigt wird.

sp_PDAP7_5_Protocol_ExcelTfrmReklamation_von_PDAP.sql

Auswertung mit PDAP

In dem Ranking Bericht können Sie die Top Fehler nach Ursachencodes darstellen. Ausgehend von der Auswertung der Reklamationsanzahl nach Listendarstellung, kommen alle dort eingestellten Filter zur Anwendung – z.B. für den Zeitraum oder die Einschränkung auf bestimmte, Artikel, Kunden oder Lieferanten.

Listenauswertung nach Anzahl der Reklamationen

Bei der Berichterstellung wird die Vorlage – Top-Auswertung der Ursachencodes verwendet. Diese finden Sie unten auf dieser Seite zum Download. ( Ebenso die notwendige Datenbankprozedur für de Aufbereitung der Daten.)

Auswertung der Fehler nach Ursachencodes

Beim Start des Berichts erscheint ein Dialog, der nach der Top-Anzahl fragt die berücksichtigt werden soll – hierdurch wird bestimmt wie viele Fehler in dem Ranking aufgeführt werden, also z.B. Top 10 oder Top 5. Außerdem kann eine Einschränkung nach dem Ursachencodes vorgeben werden also z.B. „P“, um speziell die prozessbezogenen Ursachen auszuwerten. Wird die Angabe ausgelassen, werden hingegen alle Fehlercodes in dem Ranking berücksichtigt.

Die Auswertung zeigt dann das Balkendiagramm nach Pareto an. Das beutetet, es werden von links nach rechts absteigend die größten Fehleraufkommen aufgeführt. Jeder Balken hat eine fortlaufende Nummer, die als Referenz in der unter dem Diagramm darstellten Tabellen referenziert wird und die Details zu dem Balken anzeigt. Dazu gehören die betroffene Fehlerbeschreibungen, sowie die aufgetretene Anzahl, die der Höhe des Balkens entspricht und die enthaltenen Ursachenbeschreibungen.

Parameter für die Auswertung
Top Auswertungsbericht

Downloads: https://www.pdap.de/wp-content/uploads/2016/03/PDAP7_5_TopRekFUrsachenCodes.sql

https://www.pdap.de/wp-content/uploads/2016/03/Top-Auswertung_Ursachencodes.QR2

Auswertung mit PDAP
Analyse und Auswertung mit PDAP

Bisher wurde bei der Auswertung nach Anzahl der Reklamationen, bei der Fehleranzahl immer die eingetragene reklamierte Menge ausgegeben. Sofern der ppm-Filter gesetzt wurde, wurden zwar nur die Reklamationen berücksichtigt, zu denen ppm-Fehler gekennzeichnet worden sind. Allerdings wurde auch hier nur die reklamierte Menge ausgewertet. Nun kann die Auswertung durch 2 Filter flexibel gestaltet werden. Mit dem Filter „Fehleranzahl“, kann im Balkendiagramm, der Bezug von der reklamierten Menge auf die Fehleranzahl gelegt werden, wobei bei Bedarf durch den Filter „ppm-Fehleranzahl“ auch alleine die ppm-relevanten Fehlermengen zur Darstellung kommen können. Die Listendarstellung fügt außerdem als weiter Spalte, neben der reklamierten Menge auch die Fehlranzahl in die Tabelle mit ein. Diese orientiert sich dann, basierend auf dem Filter, an der gesamten Fehleranzahl oder nur an der ppm bezogenen Anzahl.

Die folgenden Abschnitte zeigen die Zusammenhänge anhand von Beispielen.

Einblenden der Option für die Auswertung Anzahl als Anzahl der ppm-gekennzeichneten Fehler anstelle reklamierter Menge

Einblenden des Filters über das lokalen Menü und den Punkt „Elemente einblenden“

Filter für den Bezug auf die Fehleranzahl aktivieren

Nachdem die Einstellung „Fehleranzahl“ als Filter zur Verfügung steht, ergeben sich die folgenden Auswertungsmöglichkeiten die hier am Beispiel darstellt sind.

Auswertung Anzahl der Reklamationen

Die Auswertung nach der Anzahl der Reklamationen im Diagramm ohne die Filter ppm-Auswahl oder Fehleranzahl zeigt die Anzahl der Reklamationsmenge aus den Stammdaten der Reklamationen an. Die Liste, die sich per Doppelklick auf einen Balken dazu öffnen lässt, zeigt zusätzlich zur Spalte mit den reklamierten Mengen, die Spalte mit der Summe aus den Reklamationsfehlern an.

Auswertung der Anzahl der Reklamationen ohne Berücksichtigung von ppm oder Fehleranzahl


Die Balkenhöhe zeigt die reklamierten Mengen, in den Listen werden reklamierte Menge und Fehleranzahl angezeigt.

Auswertung Anzahl der Reklamationen mit ppm-Ausfall

Wird die ppm-Kennzeichnung als Filter gesetzt, werden nur die Reklamationen berücksichtigt, die Fehler mit ppm-Kennzeichnung beinhalten.

ppm-Kennzeichnung als Filter der Auswertung

Auswertung Anzahl der Reklamationsfehler

Wenn der Filter nach Fehleranzahl gesetzt wird, wird die Referenz auf die Fehleranzahl, für die Balkenhöhe gesetzt. Bei Aufruf der zu einem Balken gehörenden Liste der Reklamationen (per Doppelklick auf einen Balken) zeigt die Tabelle die Fehleranzahl in einer eigenen Spalte neben der reklamierten Menge an. Die Fehleranzahl berücksichtigt alle Reklamationsfehler, egal ob ppm-gekennzeichnet oder nicht.

Auswertung der Fehleranzahl in Diagramm und Liste

Auswertung Anzahl der Reklamationsfehler mit ppm-Ausfall

Im Diagramm wird bei zusätzlich gesetztem ppm-Filter für die Referenz auf die Fehleranzahl, die Balkenhöhe nur aus der Summe der Reklamationsfehler errechnet, die eine ppm-Kennzeichnung haben. Bei Aufruf der zu einem Balken gehörenden Liste der Reklamationen per Doppelklick auf einen Balken, zeigt die Tabelle die Fehleranzahl aus den ppm-Kennzeichnungen l in einer eigenen Spalte neben der reklamierten Menge an. Die Fehleranzahl berücksichtigt nur Reklamationsfehler, die ppm-gekennzeichnet sind.

Auswertung der Fehleranzahl mit ppm-Relevanz
PDAP Listenpflege
PDAP Listenpflege

Laut allgemeinen Richtlinien soll jede Reklamation genau ein Erzeugnis enthalten. In der Praxis werden aber häufiger davon abweichend auch mehrere Erzeugnisse mit einem Reklamationsvorgang abgewickelt. Im PDAP7 Reklamationsmanagement gibt es dazu die Möglichkeit neben dem bestehen Erzeugnis-Eintrag (Haupteintrag zur Lieferung z.B.), der Reklamation zusätzlich eine Liste mit weiteren Erzeugnissen zuweisen zu können.

Batchreklamationen in PDAP erlauben

Um die Erzeugnisliste erstmalig verwenden zu können, ist dem Einstellungsdialog der Reklamationsverwaltung die Option „Erzeugnisliste zulassen“ zu setzten.

Erzeugnisliste aufrufen

Durch diesen lässt sich die List der zur Reklamation zusätzlich zugewiesenen Erzeugnisse verwalten. Über die Schalterleiste, im oberen rechten Bereich des Formulars lassen sich die Aktionen „Hinzufügen von Erzeugnissen, Aufruf der Stammdaten des Erzeugnisses zur aktuell selektierten Zeile, Löschen der Erzeugnisverbindung“ ausführen. Die Schalter sind allerdings nur dann aktiv, wenn sich die zugrundeliegende Reklamation im Bearbeitungsmodus befindet.

Erzeugnisliste pflegen

Sofern Sie eine Reklamation duplizieren (gilt auch für alle weiteren Duplikate, für den Fall dass die Einstellung für Mehrfachduplikationen bei den Reklamationseinstellungen gesetzt wurde), wir die Liste der zugewiesenen Erzeugnisse ebenfalls hierbei berücksichtigt. Sollten Sie dies nicht wünschen, rufen Sie die Liste anschließend aus der neu erstellten Reklamation auf, betätigen dann die Tastenkombination STRG+A, um alle Datensätze auszuwählen, Anschließend können Sie entweder den Schalter zum Entfernen klicken oder alternativ die Taste STRG+ENTF betätigen. Auf diese Weise können Sie die Liste am schnellsten leeren.

Erzeugnisse mehrfach auswählen zum löschen

Die Erzeugnislisten in der Auswertung

Bei den Auswertungen kann die Ceckbox für das Einbeziehen der Erzeugnislisten als zusätzlicher Filter erstmalig über die Menüoption „Elemente anzeigen“ eingeblendet werden.
Wenn dieser Filter gesetzt wird, dann werden zusätzlich zum Haupterzeugnis der Reklamation auch die Erzeugnislisten aus Batch-Reklamationen für die Auswertung herangezogen.

Filter einblenden
Erzeugnisliste in Auswertungen berücksichtigen
PDAP Top-Auswertung
Top-Auswertung im Kennzahlenranking

Die Fehlerursachen aus der Kategorisierung des Ursachenbaums sind in PDAP über eine eigene Reportvorlage in der Auswertung nach der Anzahl der Reklamationen auswertbar. Hierbei können ganz normal die Filter aus dem Suchformular genutzt werden, um die Ergebnismenge vorab, z.B. nach bestimmten Kunden einzuschränken. Beim Start des Reports werden die auszuwertende Top-Anzahl und bei Bedarf eine Vorgabe für den Ursachencode abgefragt, um den Bericht neben den eingestellten Filterbedingungen entsprechend einzuschränken.

Die Auswertung erfolgt in PDAP im Reklamationsmanagement unter „Reklamationen – Reklamationen auswerten – Anzahl – Liste“ mittels der Berichtsvorlage für die Top-Auswertung der Ursachencodes.

Top-Auswertung der Ursachencodes

Z.B. filterbar nach Kunden

Auswertungsfilter für Kunden

Bei Aufruf werden die Top-Anzahl, sowohl bei Bedarf eine Vorgabe für den Ursachencode vorgegeben.

Ursachencode Top-Vorgaben

Die Bericht zeigt in der oberen Hälfte ein Balkendiagramm, nach der Anzahl des Auftretens sortiert, mit einer fortlaufenden Nummer an.
Diese Nummer wird in der darunterliegenden Tabelle als Referenz für die Ausgabe weiterer Details verwendet.

Top-Auswertungsbericht der Ursachencodes

Die Datenbankprozedur können PDAP-Administratoren über den Menüpunkt „Tools – Datenbank – Skripte einspielen“ in die Datenbank einfügen. Die Reportvorlage wird wie oben dargestellt über den Menüpunkt „Importieren“ auf eine neue Version der Formularverwaltung importiert.

https://www.pdap.de/wp-content/uploads/2016/03/sp_PDAP7_5_TopRekFUrsachenCodes.sql

https://www.pdap.de/wp-content/uploads/2016/03/Top_Auswertung_der_Ursachencodes.QR2

Reklamationen in PDAP bearbeiten und den Workflow kennzeichnen
Reklamationen in PDAP bearbeiten und den Workflow kennzeichnen

Mit PDAP können Sie entscheiden, wie der Bearbeitungsstatus für neue Reklamationen festgelegt wird.

Bei vielen Kunden gehören die Fehlerdetails zur Pflichterfassung bei Reklamationsvorgängen. Deshalb wechselt der Status von neu angelegten Reklamationen in PDAP standardmäßig erst dann in „Bearbeitung“, wenn ein Reklamationsfehler katalogmäßig erfasst wurde.

Innerhalb der globalen Einstellungen gibt es aber auch einen Parameter, mit dem der Reklamationsabschluss auch ohne die Erfassung von Fehlerdetails erlaubt wurde.

Über den Dialog der Reklamationseinstellungen kann zusätzlich eine Option genutzt werden, dass auch die Bearbeitung der Stammdaten genügt, damit die Reklamationen den Status „Bearbeitung“ annimmt.

Hierdurch kann oft eine bessere Übersichtlichkeit erreicht werden, in Fällen wo z.B. die Liste der unbearbeiteten Reklamationen zur Wareneingangserfassung, regelmäßig für die weitere Bearbeitung gefiltert wird.

Globale Einstellungen für das Reklamationsmanagement und die Fehlerrelrevanz
Reklamationen nach der Stammdatenbearbeitung kennzeichnen

Pareto Summen Auswertung mit PDAP
Pareto Summen Auswertung mit PDAP

Bei der Auswertung der Reklamationsfehler mit der Fehlersammelkarte können auch Pareto- und Tortendiagramme darstellt werden, um die Verteilung der Fehler und deren Schwerpunkte besonders deutlich zu visualisieren. Nicht immer ist die Summe der Fehler das anschauliche Kriterium. Oft ist die Anzahl der aufgetretenen Reklamationsvorgänge deutlicher. Gerade wenn hohe Fehlerhäufigkeiten bestimmte Fälle dominieren, kann eine Darstellung nach Vorgängen hilfreicher sein. Die Fehlersammelkarte, sowie Pareto- und Tortendiagramm nutzen dann ebenfalls diese Grundlage. Im Filter der beim Start der Auswertung angeboten wird, gibt es die Option „Auswertung nach Anzahl Reklamationen“. Hier kann eingestellt werden, ob die Fehlersammelkarte, sowie die Visualisierungen nach Fehlersummen oder nach Reklamationsanzahl erfolgten sollen. So kann man jeweils von Fall zu Fall die optimaler Darstellung wählen.

Reklamationsauswertung nach Fehlern
Auswertung nach Anzahl der Reklamationen anstatt nach Fehlern
Reklamationsauswertung in der Fehlersammelkarte nach Reklamationsanzahl
Paretodiagramm nach Reklamationen