Formular für die Reklamationsabwicklung inklusive Kosten, Maßnahmen und Fertigungsdaten

PDAP8.Next CAQ-System

Überblick

Reklamationsformular zum Vorgang

Mit dem Formular für die Reklamationsabwicklung haben Sie die Auswertung Ihrer Reklamationsvorgänge immer im Blick. Bei Bedarf können Sie den Bericht inklusive Kosten sowohl für die Bearbeitung als auch für die Nachbearbeitung ausgeben lassen. Auch die Gesamtkosten, inklusive Materialkosten werden aufgeschlüsselt. Die Fertigungsdaten geben optional Auskunft über Ausfallmengen, Zeitpunkte und Ausfallstätten. Sie können den Bericht als PDF-Dokument ausgeben und zur Kommunikation gegenüber Ihren Kunden und Lieferanten verwenden. Bestimmten Benutzergruppen können Sie die Parameter so vorgeben, dass diesen jeweils nur die Haupt- oder jeweilige für sie relevante Detailebene angezeigt wird. Dies betrifft insbesondere die Maßnahmen- oder die Kostendetails. Zu jeder Reklamationsnummer aus Ihrem System haben Sie bequem Zugriff aus dem Browser heraus über das zentrale Reporting Portal.

Highlights

  • Reklamationsformular zum Vorgang
  • Zusammenfassung Inklusive Untervorgänge
  • 1 Bericht für unterschiedliche Detailschärfen
  • Auswertung der Vorgangsdaten zur Reklamation
  • Darstellung aller wichtigen Informationen zu Maßnahmen, Kosten und den Fertigungsdaten
  • Freie Einstellbarkeit zum Informationsgehalt für unterschiedliche Benutzergruppen

Reklamationsaufbau

Der Reklamationsaufbau in PDAP folgt einer baumartigen Struktur. In den Stammdaten finden Sie die Angaben zum Kunden, zum Lieferanten und zur involvierten internen Abteilung, sowie die grundsätzliche Beschreibung zum Problem. Auf der nächsten Ebene stehen die Fehlerdaten. Sie sind die relevante Ebene für die meisten Auswertungen. Zu den Fehlern werden die Maßnahmen, die Fertigungsdaten und die Verursacher verwaltet. Der Bericht fasst die Details auf jeder einzelnen Ebene zusammen und gibt die Gesamtergebnisse zusammengefasst wieder.

Struktur im Reklamationsmanagement

Vorgang zur Reklamationsnummer anzeigen

Über die Angabe der Reklamationsnummer wählen Sie den Vorgang, den Sie aus Ihrem System wiedergeben möchten. Die Stammdaten zum Kunden, Lieferanten, sowie die intern betraute Abteilung, werden zum betroffenen Artikel in den Kopfdaten aufgeführt. Zusätzlich lassen sich die Daten aus der Bearbeitungs- und der Nachbearbeitungsebene zu den Fehlerdaten, inkl. der Maßnahmenauflistung anfügen und die Kosten auf Detail und Gesamtvorgangsebene ermitteln. Die Anzeige wird gestartet, wenn Sie auf „Bericht anzeigen“ klicken.

Reklamation Auswertungsformular

Unterreklamationen – verknüpfte Vorgänge einbeziehen

Unterreklamationen sind verknüpfte Vorgänge, die unter der gleichen Reklamationsnummer firmieren. So können Sie beispielsweise einen Vorgang der ausgehend vom Kunden gemeldet wurde, über eine interne Bearbeitung an den Lieferanten weiterleiten, sofern sich herausstellen sollte, dass bei bestimmten Fehlern der Lieferant der ursächliche Verursacher ist. Den zusammengefassten Gesamtvorgang inklusive aller angefallenen Kosten und Maßnahmen können Sie dann in dem Bericht insgesamt auswerten.

Verknüpfte Reklamationsvorgänge
Zusammenfassung von Details unter derselben Reklamationsnummer

Exportieren und drucken

Exportieren und drucken können Sie den Bericht z.B. als PDF-Dokument über die Export-Funktion. Es stehen alle gängigen Office Dokumenten-Formate wie Word, Excel oder PDF zur Verfügung.

Exportieren und Drucken
Ausgabe als PDF-Dokument

Filter

Über die Filter geben Sie an welche Details in die Ausgabe des Berichts zu Ihrem Reklamationsvorgang aufgenommen werden sollen. Sie können wählen, ob die Einzelkosten des Vorgangs in dem Bericht aufgeschlüsselt werden sollen, ob Sie die Fertigungsdaten benötigen oder ob die Maßnahmen wiedergegeben und ob die Verursacher aufgeführt werden sollen. Auch Bearbeitung und Nachbearbeitung können eingetragen werden. Sie können die unterschiedlichen Bereiche individuell kombinieren.

Filter zu den Darstellungsoptionen

Unterschiedliche Ausgabeparameter für bestimmte Benutzergruppen

Die Details für die Ausgabe der Berichte können Sie für unterschiedliche Benutzergruppen fest vorgeben, sodass z.B. für den Fertigungsbereich die Fertigungsdaten automatisch mit angezeigt werden, wenn jemand aus diesem Bereich den Bericht aufruft. Die Kostenaufschlüsselung wird automatisch aufgeführt, sofern jemand aus der Buchhaltung seinen Bericht aufruft. Dazu erstellen Sie bereichsbezogene Ordner, auf die Sie auch entsprechende Berechtigungen vergeben können. Anschließend erstellen Sie jeweils verknüpfte Berichte, bei denen Sie die Anzeigeparameter über die Einstellungen entsprechend fest vorgeben.

Individuelle Darstellungsschwerpunkte für unterschiedliche Bereiche

Kostenaufschlüsselung

Die Kosten werden aufgeschlüsselt nach Bearbeitungs- und Nachbearbeitungskosten, für jeden Fehler einzeln. Die aufgewendeten Materialkosten ergeben sich aus der Verwertungsart „Verschrottung“ am Reklamationsfehler. Dazu werden die Materialkosten des Artikels zum Reklamationszeitpunkt, multipliziert mit der Anzahl dieses Fehlers gewertet. Die Gesamtkosten des Reklamationsvorgangs werden dazu insgesamt ermittelt.

Aufschlüsselung der Gesamtkosten
Materialkosten zum Zeitpunkt der Reklamation
Verwertungsart Verschrottung am Reklamationsfehler

Kostenermittlung

Um die Kosten im Bericht darzustellen, müssen Sie unter dem Filter den Bereich Kosten mit anwählen. Um die Bearbeitungs- und Nachbearbeitungskosten, sowie die Kosten aus der Maßnahmenverfolgung zusätzlich aufgeschlüsselt zu bekommen, müssen Sie auch diese Bereiche für die Anzeige mit auswählen.

Ausgabe der Berichtskosten aktivieren

Gesamtkosten aus Bearbeitung – Nachbearbeitung – Material und Maßnahmenverfolgung

Die Kostenermittlung erfolgt über die Bearbeitung der Reklamation für die einzelnen Fehler und die diesbezüglichen Angaben bei der Bearbeitung und der Nachbearbeitung. Außerdem kommen die Verschrottungskosten – also die Materialkosten dazu, für die Anzahl der Fehler für die der Verwertungstyp – Verschrottung angegeben wurde. Daraus insgesamt werden die Gesamtkosten zum Reklamationsvorgang ermittelt und im Bericht aufsummiert. Wie oben angeführt bezieht dies auch Unterreklamationsvorgänge mit ein, die unter der gleichen Reklamationsnummer gespeichert sind.

Aufschlüsselung der Gesamtkosten zu einer Reklamation

Artikel im PDF-Format zum Download:

PDAP – Reklamationsformular Auswertung.pdf

Unterstützen Sie ihre Auswertungen mit Controlling

The Power of PDAP-BI – Das neue Dach für Ihre interaktiven Analysen

Erweitern Sie Ihr Reklamationsmanagement mit leistungsfähigen Analysen.

PDAP BI Reklamationsmanagement bietet interaktive Auswertungen mit mehr Flexibilität als die bisher in PDAP7 bereitgestellten Möglichkeiten mit Filtern unter verschiedenen Menüpunkten Auswertungen zu generieren und miteinander zu vergleichen.

  • Datenmodell für Analysen mit mehr Flexibilität
  • Viele verschiedene individuell konfigurierbare Visualisierungen
  • Was ist PDAP CAQ-BI?
  • Offline Analysemöglichkeiten
  • Nutzung von Web-Service Funktionen für Machine Learning und Künstliche Intelligenz
  • Gegenüberstellung der Auswertung nach Anzahl der Reklamationen in PDAP und PDAP BI im Beispiel
  • Analyse der Anzahl der Reklamationen in PDAP Power BI
  • Eingrenzung der Daten auf bestimmte Jahre
  • Importieren von Analysen

praktische Verbesserung vor, die Ihre Effizienz bei Routineaufgaben in PDAP verbessert.

Effizienz bei Routineaufgaben in PDAP verbessert.

Sie können Bilder vor dem Einfügen in den Bemerkungen nun automatisch skalieren lassen. Dies verschafft Ihnen eine Arbeitserleichterung, wenn Sie häufig Abbildungen bei der Stammdatenpflege verwenden und diese auch in Ihre Ausdrucke aufnehmen. Wenn Sie zum Beispiel regelmäßig Ihre Dokumentationen von Stammdaten oder Prüfplänen und deren Merkmalen oder Reklamationsvorgänge, über die Bemerkungsseite mit Bildern ergänzen, so können Sie nun einstellen, dass diese eine bestimmte Breite nicht mehr überschreiten sollen.

Für die Bemerkungsseiten können Sie die Bilder automatisch skalieren lassen, damit sie besser auf eine Seite passen. Bisher mussten Sie die Bilder immer vorab aufbereiten, um sie im Ausdruck seitenkonform darstellen zu können – also, wenn Sie sicherstellen wollten, dass diese auf den Bemerkungsseiten im Ausdruck nicht abgeschnitten wurden, weil sie zu breit waren.

Nun können Sie das Verkleinern von Abbildungen automatisieren.

Über das lokale Menü auf der Bemerkungstextseite, kann eine grundsätzlich maximale Breite in Bildpunkten vorgegeben werden, die eine Abbildung dann beim Einfügen nicht überschreiten soll. (Wenn Sie den Wert auf 0 setzten wird keine Skalierung von PDAP vorgenommen.)

Maximale Bildbreite einstellen

Ein Bild, dass Sie entweder über die Zwischenablage oder über den Dateiauswahldialog auf den Bemerkungsseiten der Stammdaten einfügen, wird dann auf diese Abmessungen geprüft. Überschreitet die Breite den angegebenen Wert, wird das Bild beim Einfügen automatisch in der Größe verkleinert, bevor es in der PDAP-Bildablage gespeichert wird. Die Skalierung erfolgt proportional, sodass hierdurch auch keine Verzerrungen auftreten. Die automatische Anpassung der Skalierung funktioniert für die Bildformate Bitmap und JPG.

Bild aus Datei einfügen oder per Copy und Paste aus der Zwischenablage

Sollten Sie ein Bild aus einer allgemeinen Zeichnungsfreigabe einfügen, so wird dieses von PDAP automatisch vorher in die PDAP-Bildablage kopiert, bevor dessen Skalierung geändert wird. So ist sichergestellt, dass die ursprünglichen Bilder nicht durch PDAP verändert werden auch dann nicht, wenn der entsprechende Anwender einen Schreibzugriff auf das allgemeine Bildverzeichnis hat.

Die maximale Bildbreite wird automatisch eingestellt
Ausgabe im Reporting mit passender Breite

Sparen Sie also in Zukunft Zeit bei der Stammdatenpflege durch die Nutzung dieser Funktion.

Batch Reklamation

Dieser Artikel ist eine praktische Ergänzung zu dem folgenden Thema:
Über Batchreklamationen mehrere Erzeugnisse in einer Reklamation verwalten und auswerten

Es geht dabei um Sub-Teilelisten für Reklamationen. Üblicherweise wird zu einer Reklamation ja ein Hauptartikel verwendet und wenn Sie zusätzlich eine Liste von Komponenten oder Sub-Teilen zuordnen möchten, so können Sie dies in PDAP wie dem Artikel oben beschrieben tun.

Sie können diese Artikelliste natürlich auch bei Bedarf in Ihr Reporting aufnehmen, indem Sie die Vorlage für den Reklamationsstamm-Report entsprechend erweitern, sodass auch die Sub-Teile Liste in einem eigenen Abschnitt – einem sog. Band, verknüpft und mit ausgegeben wird. ( Am Ende der folgenden Anleitung, finden Sie die Report-Vorlage für den Reklamationsstamm als Download für Ihre Formular- Verwaltung. )

Ergänzung in der Berichterstellung:

Um die Sub-Teileliste zur Reklamationen im Reporting zu sehen, brauchen Sie zunächst eine Reklamation in der eine Erzeugnisliste eingetragen ist.

Reklamation mit Erzeugnisliste

Rufen Sie nun die Report-Verwaltung über den „Drucken“ Button auf. Kopieren Sie hier den Ordner „Reklamationen“ um eine neue Kategorie anzulegen.

Reklamationen in der Formularverwaltung kopieren

Benennen Sie den Ordner „…inklusive Sub Teile“ und wechseln danach zur Bearbeitung, in den Report Designer.

Report Bearbeitung von Reklamationen aufrufen

Unter dem Menü „Datenbanken“, geben Sie die unten folgende Abfrage ein, mit der Bezeichnung Sub_Teileliste. Diese Abfrage stellt die Verknüpfung des Reklamationsstamms mit seiner Unterteile-Liste her und gibt die Felder der Erzeugnisnummer und der Bezeichnung als Ergebnisfelder an. Bei Bedarf können Sie natürlich noch weitere Stammdatenfelder ergänzen.

SELECT EZ_NR, EZ_NAME FROM REK_EZ INNER JOIN REK_STM ON REK_ID = REKEZ_REK_ID INNER JOIN EZ_STM ON EZ_ID = REKEZ_EZ_ID WHERE REKEZ_REK_ID = :REK_ID

Report-Datenbankabfrage

Fügen Sie unter der Seriennummernliste ein neues Sub-Detail Band ein, dass Sie auf die neue Abfrage verweisen lassen. Danach können Sie die Felder ganz bequem wie gewohnt einfügen. Diese werden in einer Liste bei der Ausgabe des Reports dann mit angezeigt. Es empfiehlt sich noch ein Gruppenheader-Band einzufügen, in dem Sie die Feld- Überschriften für die Erzeugnisnummer und Bezeichnung unterbringen. Das Band wird automatisch am Kopf der Teileliste angezeigt, wenn Sie dieses in der Einstellung auswählen.

Die folgende Abbildung zeigt die Art der verwendeten Komponenten im Report Designer. Die fertige Umsetzung finden Sie im folgenden Download.

Konfiguration der Report-Komponenten in der Vorlage

Sie können die Vorlage importieren, indem Sie den Shortcut-Menüpunkt „Formular importieren“ wählen, innerhalb der Report-Verwaltung auf einem Report-Blatt:

Reklamation_Inkl_Sub_Teileliste.QR2

Reklamation_inkl_Sub_Teileliste_inkl_Kosten.QR2

Teilelisten zu einer Reklamation in der Berichterstellung.
Formular-Vorlage importieren
CAQ und Dokumentenmanagement Hand in Hand beim Reporting
CAQ und Dokumentenmanagement Hand in Hand beim Reporting

Anlagen-Ordner oder die Übergabe an ein professionelles Dokumentenmanagement – in PDAP haben Sie die Wahl.

Setzen Sie in Ihrem Unternehmen ein professionelles Dokumenten-Management ein, so können Sie aus der PDAP-Formularverwaltung für das Reporting eine Archivierung über den virtuellen Druckertreiber in Ihrem Dokumentenmanagementsystem ankoppeln. Dabei werden von PDAP der Tabellenname und die ID übergeben, um eine durchgängige Rückverfolgbarkeit im CAQ-System auf Datensatzebene sicherzustellen.

Auch für Benutzer die kein Dokumentenmanagement in ihrem Unternehmen einsetzen, gibt es eine einfache Option. Sie können den Anlagen-Ordner in PDAP verwenden, um eine Quasi-Archivierung zu realisieren. Dabei werden aus dem Reporting heraus über die Archivieren-Funktion in dem Anlagen Ordners des zugehörigen Moduls die Berichte als PDF-Revisionen abgelegt, wenn der Archivieren-Button im Reporting verwendet wird.

Sprechen Sie uns an wenn sie von diesen Möglichkeiten profitieren wollen. PDAP unterstützt Sie mit vielfältigen Schnittstellen bei der Umsetztung von systemübergreifender Vernetzung Ihrer Systeme unter einem ganzheitlichen Ansatz.

Archivierungseinstellungen
Wurzelverzeichnis bei Nutzung des Anlagenordners
Archivierung von Auswertungen
Auswertung Pdf


Prüfmittelliste zu einem Prüfplan dokumentieren
Reporting in der Prüfmittelverwaltung

Wenn Sie die Liste der in einem Prüfplan verwendeten Prüfmittel dokumentieren möchten, gibt es in der PDAP Formularverwaltung dafür eine Reportvorlage, die Sie im Rahmen des Prüfplan Reportings innerhalb der PDAP Applikation verwenden können. Bei Aufruf listet diese Vorlage alle Prüfmittel auf, die in den Prüfanweisungen des Prüfplans zugewiesen sind. Die Prüfmittel sind zwar auch im Rahmen des Prüfplan-Stammdaten Reportings mit angegeben, allerdings ist die Liste der Prüfmittel kompakter.

Sie können die Vorlage hier herunterladen und bei den Prüfplan -Stammdaten importieren.

https://www.pdap.de/wp-content/uploads/2019/03/Prüfplan Prüfmittelliste.QR2

Neue Version in der Report Verwaltung für die Aufnahme der Vorlage kopieren
Prüfmittelliste zu einem Prüfplan reporten
Vorschau der Prüfmittelliste im Ausdruck

Die Reklamationen mit Maßnahmenfälligkeit innerhalb einer Woche können in PDAP über eine Vorlage reportet werden. Der genaue Zeitraum wird in Tagen bei Aufruf des Reports über einen Dialog abgefragt. 7 Tage ist dabei der Vorgabewert.
Interessant sind hierbei nicht die Maßnahmen an sich, sondern die Liste der Reklamationen, die in z.B. 7 Tagen fällige Maßnahmen haben, inkl. Maßnahmen deren Termine bereits überschritten wurden.

Die Vorlage kann beim Reklamationsmanagement in die Report Verwaltung importiert werden

Die neue Liste kann direkt über das Reklamationsstammdatenblatt in verwendet werden.
Den Download der Vorlage finden Sie, zusammen mit der notwendigen Datenbankprozedur hier.

https://www.pdap.de/wp-content/uploads/2019/02/Reklamationen mit Maßnahmenfälligkeit.QR2

https://www.pdap.de/wp-content/uploads/2019/02/sp_PDAP7_5_MASS_LISTE.sql

Reklamationen mit Maßnahmenfälligkeit mit Berücksichtigung der Auswertungslisten

Reklamationen mit Maßnahmenfälligkeit können nun auch unter Berücksichtigung der Filter für die Ergebnislisten der Auswertungen angezeigt werden.
Die Reportvorlage Reklamationen mit Maßnahmenfälligkeit (RekAuswListen).QR2 kann dazu nach Liste bei – Anzahl Reklamationen, Reklamationen Laufzeiten, Offene Reklamationen und Seriennummen verwendet werden.

https://www.pdap.de/wp-content/uploads/2019/02/Reklamationen mit Maßnahmenfälligkeit (RekAuswListen).QR2

Für den Reklamationsstamm kann die Vorlage Reklamationen mit Maßnahmenfälligkeit (RekStamm).QR2 verwendet werden.

https://www.pdap.de/wp-content/uploads/2019/02/Reklamationen mit Maßnahmenfälligkeit (RekAuswListen).QR2